POLÍTICA GENERAL RELATIVA AL SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN

1. INTRODUCCIÓN

La presente política general relativa al sistema interno de información se enmarca en el proceso de defensa del informante iniciado por la Unión Europea, que dio lugar a la adopción de la Directiva (UE) 2019/1937, relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión.

En España, esta directiva se transpone mediante la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.

En cumplimiento de esta normativa, y dentro del Grupo Bartolomé, se ha aprobado una política general para la implantación de sistemas internos de información en las sociedades del grupo, debiendo cada sociedad aprobar su propio sistema.

En consecuencia, el Consejo de Administración de ALDAUTO MOTOR S.A. aprobó esta política en fecha 12 de junio de 2023.

2. ALDAUTO MOTOR S.A.

ALDAUTO MOTOR S.A. desarrolla su actividad como concesionario y taller oficial de Volkswagen, Audi y Skoda, así como taller oficial de Seat.

La sociedad está gobernada por un Consejo de Administración compuesto por María Victoria, María Elena, María José y Sonia Bartolomé Sanz.

Con anterioridad a esta política, la empresa ya disponía de un canal de denuncias y un código de conducta.

La Responsable de Cumplimiento es Dña. Almudena Ortego Manzano, quien también será Responsable del Sistema Interno de Información.

3. SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN

3.1 OBJETIVO Y FINALIDAD

El sistema tiene como finalidad proteger a las personas que informen sobre infracciones, evitando represalias y garantizando la confidencialidad.

Se aplica a empleados, autónomos, accionistas, directivos, proveedores y cualquier persona relacionada con la organización, incluso tras finalizar la relación laboral o durante procesos de selección.

También protege a personas relacionadas con el informante, como familiares o compañeros.

3.2 RESPONSABLE DEL SISTEMA

Se designa a Dña. Almudena Ortego Manzano como Responsable del Sistema Interno de Información, actuando de forma independiente.

Contará con el apoyo de Elena Pérez López, responsable del sistema del grupo.

En caso de conflicto de intereses, se informará al Consejo de Administración para designar un responsable alternativo.

3.3 PRINCIPIOS GENERALES

El sistema permite comunicar infracciones de forma segura, confidencial y también anónima.

Se garantiza:

• Confidencialidad del informante
• Protección de datos
• Acceso restringido
• Registro de comunicaciones

Los datos se conservarán únicamente durante el tiempo necesario, con un máximo de 10 años.

4. CANAL EXTERNO DE INFORMACIÓN

La Ley 2/2023 establece la Autoridad Independiente de Protección del Informante como canal externo.

Las comunicaciones podrán realizarse:

• De forma anónima
• Por escrito o verbalmente
• Mediante medios electrónicos o presenciales

Este organismo resolverá en un plazo máximo de 3 meses tras la investigación.

5. PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIÓN DE INFRACCIONES

Medios de comunicación

• Teléfono: 689 963 691 (buzón de voz)
• Email: compliance@aldautovw.com
• Correo postal: Ctra. Madrid-Colmenar, Km 28,4 – 28770 Colmenar Viejo (Madrid)
• Canal externo oficial
• Aplicación Canal Multinormativo

Acceso al canal:
https://corporate-line.com/cnormativo-aldautomotor

Proceso

• El informante puede presentar la denuncia de forma anónima
• Recibirá confirmación en un plazo de 7 días
• Se iniciará investigación si existen indicios
• Se informará del resultado en un plazo máximo de 3 meses (ampliable)