/ POLÍTICA GENERAL EMPRESA DOMINANTE
POLÍTICA GENERAL RELATIVA A LA IMPLEMENTACION DE SISTEMAS INTERNOS DE INFORMACION EN LAS SOCIEDADES DEL GRUPO BARTOLOMÉ AL AMPARO DE LA NUEVA LEY 2/2023, DE 20 DE FEBRERO, REGULADORA DE LA PROTECCIÓN DE LAS PERSONAS QUE INFORMEN SOBRE INFRACCIONES NORMATIVAS Y DE LUCHA CONTRA LA CORRUPCIÓN.
1. Introducción. Marco Jurídico
En el año 2019, el Parlamento Europeo adoptó la Directiva 2019/1937 de 23 de octubre relativa a la protección de la personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión.
Hasta ese momento, la protección de los denunciantes, como se denominan a las personas que informan sobre infracciones del Derecho de la Unión que son perjudiciales para el interés público, en el ámbito de la Unión europea se encontraba fragmentada en los diferentes Estados miembros siendo desigual en los distintos ámbitos. Por ello, se llegó al convencimiento de la necesidad de aplicar unas normas mínimas comunes que garantizaran una protección efectiva de los denunciantes.
La Directiva en cuestión sería de aplicación, entre otras, a las entidades jurídicas del sector privado que contaran con más de 50 trabajadores y establecía una serie de mecanismos para denuncia interna y externa asegurando siempre, en cuanto a los denunciantes, un deber de confidencialidad, prohibición de represalias y una serie de medidas de apoyo y protección.
Por último, la Directiva daba la posibilidad a los Estados miembros de hacer extensiva la aplicación de las disposiciones nacionales a otros ámbitos con el fin de garantizar la existencia de un marco global y coherente de protección de los denunciantes a escala nacional.
En este marco, se produce la trasposición de dicha Directiva al derecho nacional español con la aprobación de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.
2. El Grupo Bartolomé
El Grupo Bartolomé, denominación con la que nos referimos a un grupo de sociedades pertenecientes esencialmente al sector del automóvil, y en concreto su sociedad dominante, titular de la mayoría del capital de varias participadas, ES BARTOLOMÉ S.L., ha acordado la aprobación de la presente política general al amparo de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción por la que se traspone la Directiva (UE) 2019/1937 de 23 de octubre, relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del derecho de la unión.
Las sociedades que conforman el Grupo Bartolomé y de las cuales es socio único, o titular de la mayoría de las mismas, la sociedad ES BARTOLOMÉ S.L. son Colmenar Automotor S.L.U, Automoción Qualitauto S.A.U, Hersamotor S.A.U, Aldauto Car S.A.U, Aldauto Motor S.A.U, Autotreca S.A.U, Segcolvi S.A.U, y Gestoría Administrativa Bartolomé S.L.P.
Las citadas sociedades están gobernadas cada una de ellas por un Consejo de Administración que en todas ellas está compuesto por cinco miembros, los hermanos Bartolomé Sanz: María Victoria, María Elena, María José, Sonia, y Ginés Bartolomé Sanz.
Las citadas sociedades desarrollan su actividad esencialmente en el ámbito del automóvil siendo Concesionarios de diferentes marcas.
En la sesión del Consejo de Administración del día de hoy 12 de junio de 2.023, con la asistencia de los cinco Consejeros, PAVI 2014, S.L. (María Victoria Bartolomé Sanz), MAELBASAN (Elena Bartolomé Sanz), CORMEUM (María José Bartolomé Sanz), HERGASON (Sonia Bartolomé Sanz) y GCPL CONSULTING, S.L. (Ginés Bartolomé Sanz), se acordó aprobar la presente política general relativa al sistema interno de información, así como instruir a María Victoria, María Elena, María José, Sonia, y Ginés Bartolomé Sanz, los cinco miembros del Consejo de Administración de las sociedades participadas, la celebración de reunión de Consejo en cada una de ellas, dando cuenta de la política general aprobada, así como para que sometan a aprobación la misma en cada sociedad, bajo los principios de independencia y autonomía, designando al responsable en cada una de las mismas.
3. CANAL DE DENUNCIAS EXISTENTE EN LAS SOCIEDADES DEL GRUPO
Como antecedente a la implementación del sistema de información de acuerdo con la Ley 2/2023, y en el marco del Compliance y de la lucha contra los delitos e infracciones normativas en el ámbito de las empresas del grupo, las sociedades ya contaban con un canal de denuncias en cada una de ellas, así como con los códigos de conducta correspondientes.
A este respecto, en cada una de las sociedades se encuentra designado un Responsable de Cumplimiento, persona encargada de tratar los asuntos relativos a denuncias internas presentadas a través de este canal, quien, en aplicación de lo establecido en la nueva Ley, adoptará las funciones de Responsable del Sistema interno de información, bajo la coordinación de la Responsable del Sistema Interno en la sociedad ES BARTOLOME, S.L.
4. SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN.
4.1. OBJETIVO Y ÁMBITO DE APLICACIÓN.
La integración de un sistema interno de información en las empresas o adecuación, en su caso, del existente a la nueva normativa, tiene como objetivo otorgar protección adecuada frente a las represalias que puedan sufrir las personas físicas que informen, a través de los procedimientos previstos, acciones y omisiones que puedan ser constitutivas tanto de infracción del Derecho de la Unión, como de infracción o vulneración de nuestro ordenamiento jurídico siempre que, en cualquiera de los casos, afecten o menoscaben directamente el interés general, y no cuenten con una regulación específica.
La protección amparará a amplios grupos de personas relacionadas con las empresas como son empleados públicos, trabajadores por cuenta ajena, autónomos, accionistas, partícipes y personas pertenecientes al órgano de administración, dirección o supervisión de una empresa, etc.
Esta protección se extenderá a las personas físicas que estén relacionadas con el informante y que puedan sufrir represalias, como compañeros de trabajo o familiares del informante, y personas jurídicas, para las que trabaje o con las que mantenga cualquier otro tipo de relación en un contexto laboral o en las que ostente una participación significativa.
4.2. Responsable del sistema interno de información.
De conformidad con lo señalado en el artículo 11 de la Ley 2/2023 “En el caso de un grupo de empresas conforme al artículo 42 del Código de Comercio, la sociedad dominante aprobará una política general relativa al Sistema interno de información a que se refiere el artículo 5 y a la defensa del informante, y asegurará la aplicación de sus principios en todas las entidades que lo integran, sin perjuicio de la autonomía e independencia de cada sociedad, subgrupo o conjunto de sociedades integrantes que, en su caso, pueda establecer el respectivo sistema de gobierno corporativo o de gobernanza del grupo, y de las modificaciones o adaptaciones que resulten necesarias para el cumplimiento de la normativa aplicable en cada caso.”
Se opta inicialmente porque exista un responsable por cada sociedad integrante
del mismo, y un sistema interno de información de las mismas características para cada sociedad, pero independientes y con plena autonomía, dado que las sociedades dedicándose a una misma actividad en general, lo son bajo las
directrices y especificaciones de fabricantes diferentes del sector del automóvil.
En aplicación de lo que señala el artículo 11 en su apartado tercero, “Será admisible el intercambio de información entre los diferentes responsables del Sistema del grupo, si los hubiera, para la adecuada coordinación y el mejor desempeño de sus funciones”. No obstante, el intercambio se producirá únicamente en el ámbito de asesoramiento y gestión desde la sociedad ES BARTOLOME, S.L., al objeto de poder cumplir y mejorar constantemente la aplicación de la norma, y la coordinación de actividades formativas y de cualquier índole.
El órgano de administración designará a la persona física responsable de la gestión del sistema interno en cada una de las sociedades, designación que será oportunamente notificada a la Autoridad Independiente de Protección del Informante una vez se habiliten los mecanismos para ello.
Cada responsable del sistema desarrollará sus funciones de forma independiente y autónoma respecto del resto de los órganos de organización de la empresa.
Tal y como se ha mencionado anteriormente, en las empresas del grupo ya existe un responsable de cumplimiento normativo quien, por así permitirlo la nueva ley, adoptará las funciones de Responsable del sistema interno.
Estos responsables contarán en el desempeño de sus funciones con el asesoramiento de Elena Pérez López, quien desde ES BARTOLOMÉ, llevará funciones de coordinación de todo el grupo en lo que a cumplimiento del sistema interno de información se refiere, implementando mejoras, actividades formativas y cualquier aspecto en defensa y protección del denunciante y del propio sistema de gestión interno.
Para el caso de que la información remitida a través del Sistema interno afecte al Responsable del sistema, dándose así un conflicto de intereses, el Responsable deberá informar de manera inmediata al Consejo de Administración de esta circunstancia para la toma de las decisiones oportunas y la designación de una persona especial para la tramitación de la misma.
4.3. Principios generales del sistema interno de información.
Cada empresa del grupo, siguiendo las pautas de la política general para el grupo que se aprueba, reproducirá la aprobación de la misma en sesión de Consejo adaptada, bajo los principios de autonomía e independencia, adoptando las medidas necesarias para su implementación, y/o adecuación de sus sistemas de canal de denuncias a la nueva normativa que se traspone.
El Consejo de Administración de cada entidad aprobará pues una estrategia respetando la política general que se establece para el grupo, y recogiendo pues los principios generales del sistema interno y que será debidamente publicitada en el seno de la sociedad.
Igualmente se aprobará por el órgano de administración de cada sociedad el procedimiento de gestión de información de cuya tramitación diligente responderá el Responsable del sistema interno de información. Dicho documento deberá recoger detalladamente el procedimiento de recepción y tramitación de cualesquiera informaciones lleguen a conocimiento del Responsable del sistema, así como las garantías del informante en todo el proceso.
El sistema interno de información que quede implementado en cada sociedad deberá velar por el cumplimiento de los requisitos de esta nueva ley de protección al denunciante y del nuevo sistema de información interno: se garantizará la confidencialidad de la identidad del informante y de cualquier tercero mencionado en la comunicación y de las actuaciones que se desarrollen en la gestión y tramitación de la misma, la protección de datos, impidiendo el acceso de personal no autorizado.
El sistema interno deberá permitir la presentación de comunicaciones por escrito o verbalmente, o de ambos modos, y garantizar que las comunicaciones presentadas puedan tratarse de manera efectiva dentro de la sociedad con el objetivo de que el primero en conocer la posible irregularidad sea la propia sociedad. Todas las informaciones comunicadas a través del sistema interno de información deberán constar en un libro-registro de informaciones, así como las procedimientos que hubieran dado lugar.
Por último, se deberá informar de la existencia de un canal externo de información, la Autoridad Independiente de Protección al Informante (A.A.I.), al que los interesados podrán remitir sus comunicaciones sin necesidad de haber tramitado previamente dicha información a través de un sistema interno de información.